DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Con la intención de facilitar la gestión de servicios a nuestros clientes y proporcionar un servicio integral, en el año 2008 nació AVANZA CONFIDENTIAL DESTRUCTION.
Esta línea de negocio se dedica a la recogida, el traslado y la destrucción de documentación confidencial. Seguimos los valores del Grupo Balimsa, preservar el medio ambiente y proteger la información y la documentación confidencial de nuestros clientes.
Realizamos el proceso de recogida, traslado y destrucción siguiendo las más estrictas medidas internas de seguridad, discreción y confidencialidad de acuerdo con las últimas regulaciones establecidas por la Ley.
Trabajamos para mejorar y conservar la imagen y la seguridad de su negocio, usted sólo DESPREOCÚPESE.
Si necesita más información, puede llamarnos al: 971 75 04 24
¿Qué documentación se puede destruir de forma segura?
En cualquier empresa se acumula documentación que, después de un determinado periodo de conservación, deja de tener utilidad operativa. Facturas, contratos, presupuestos, expedientes, nóminas, informes, copias de documentos, formularios o comunicaciones internas pueden terminar ocupando espacio y, al mismo tiempo, contener información que no debería quedar al alcance de terceros.
Por este motivo, destruir documentos no consiste simplemente en tirar papel a un contenedor de reciclaje. Cuando la documentación contiene información personal, financiera, comercial o confidencial, es necesario garantizar que dicha información no pueda recuperarse ni reconstruirse posteriormente.
Antes de eliminar cualquier archivo, la empresa debe comprobar que ha finalizado el periodo durante el cual está obligada a conservarlo. Una vez que la documentación puede eliminarse, recurrir a un servicio profesional de destrucción documental permite separar dos necesidades que a menudo se confunden: la eliminación definitiva de la información y el posterior reciclaje del soporte.
Documentos habituales que pueden requerir destrucción
El servicio puede resultar especialmente útil para documentación procedente de departamentos y actividades muy diferentes:
- Documentación administrativa y contable: facturas, albaranes, presupuestos, recibos y documentos internos.
- Documentación laboral: contratos, nóminas, partes, currículos y expedientes de empleados.
- Información de clientes y proveedores: fichas, solicitudes, comunicaciones y documentación comercial.
- Documentación sanitaria o asistencial, cuando corresponda.
- Expedientes de empresas y profesionales: informes, proyectos, propuestas comerciales y documentación de trabajo.
- Copias de documentos identificativos que ya no sea necesario conservar.
- Documentación procedente de archivos antiguos que haya finalizado su periodo de conservación.
La clave no es únicamente el tipo de papel, sino la información que contiene y el riesgo asociado a un acceso no autorizado.
SERVICIOS A EMPRESAS
Solución a medida: prestamos servicios de recogida periódica y/o recogidas puntuales. También realizamos traslados de documentación.
MEDIO AMBIENTE
Reciclamos el 100% del papel destruido. Certificamos el reciclaje de la documentación recogida.
EQUIPO DE PROFESIONALES
Todo nuestro equipo está formado para cumplir con la normativa vigente y prestar un servicio de calidad.
GARANTÍA DE SEGURIDAD
Vehículos adaptados y personal autorizado.
La destrucción en nave es grabada con cámaras de seguridad. Certificado de destrucción de la documentación.
¿Por qué no es suficiente con tirar los documentos al contenedor de papel?
Una de las dudas más habituales de las empresas es si pueden simplemente destruir papel utilizando una papelera convencional, una destructora de oficina o un contenedor de reciclaje.
Cuando un documento contiene información confidencial, depositarlo directamente entre los residuos de papel no garantiza por sí mismo que la información haya quedado inutilizable. La destrucción debe realizarse de manera que resulte imposible reconstruir el contenido y recuperar los datos.
La Agencia Española de Protección de Datos considera que la destrucción forma parte de las operaciones que pueden realizarse sobre datos personales y establece la necesidad de aplicar medidas de seguridad adecuadas al riesgo del tratamiento.
Por eso, reciclaje y destrucción documental no son exactamente lo mismo. El reciclaje se ocupa de recuperar el material; la destrucción segura se ocupa previamente de hacer ilegible la información.
Destrucción documental para empresas: una solución para archivos acumulados
El crecimiento de una organización suele ir acompañado de un crecimiento paralelo de sus archivos. Incluso en oficinas que trabajan principalmente en formato digital, continúa generándose una cantidad considerable de documentación física.
Cuando los archivos empiezan a ocupar armarios, almacenes o salas completas, contar con empresas de destrucción de documentos permite gestionar de manera planificada aquella documentación que ya no debe conservarse.
Una empresa puede necesitar una actuación puntual después de una reorganización, una mudanza, una digitalización de archivos o el cierre de una oficina. En otros casos, resulta más práctico establecer una recogida periódica para evitar que la documentación se acumule.
La solución adecuada dependerá principalmente de:
- volumen de documentación;
- frecuencia con la que se genera;
- espacio disponible en las instalaciones;
- número de centros de trabajo;
- tipo de información contenida;
- necesidades de recogida puntual o periódica.
De esta forma, una empresa dedicada a la destrucción de documentos puede integrarse en la gestión habitual de los archivos de una organización, en lugar de utilizarse únicamente cuando existe una gran acumulación de papel.
Recogida de documentos para destruir directamente en la empresa
Para muchas organizaciones, uno de los principales inconvenientes de eliminar documentación es decidir cómo trasladarla de forma segura desde sus instalaciones.
Por ello, la recogida de documentos para destruir resulta especialmente útil cuando existen grandes volúmenes, varios departamentos o documentación que no debe permanecer expuesta durante largos periodos.
El objetivo es que los documentos permanezcan controlados desde que dejan de ser necesarios hasta que son destruidos. Esto permite evitar situaciones como bolsas abiertas, cajas almacenadas en zonas de paso o documentación acumulada junto a los residuos convencionales.
La recogida y destrucción de documentos puede plantearse tanto para actuaciones concretas como para servicios recurrentes, dependiendo de las necesidades de cada organización.
¿Cuándo conviene contratar una empresa destructora de documentos?
No existe un único momento en el que una empresa necesite externalizar la destrucción documental. Puede ser una decisión puntual o formar parte de una política permanente de gestión de la información.
Algunos ejemplos habituales son:
- Limpieza y reorganización de archivos después de varios años de acumulación.
- Traslado o cierre de oficinas, cuando es necesario revisar grandes cantidades de documentación.
- Digitalización de archivos, una vez comprobado qué documentación física puede eliminarse.
- Finalización de proyectos, cuando determinados documentos de trabajo dejan de ser necesarios.
- Auditorías internas, para retirar documentación que ya no tenga utilidad.
- Cambios de instalaciones, especialmente cuando existen archivos almacenados durante años.
- Gestión periódica de documentación, para evitar que vuelva a producirse una acumulación excesiva.
En todos estos casos, una empresa de destrucción de documentos puede ayudar a convertir una tarea que consume tiempo y espacio interno en un servicio organizado y controlado.
NOS ENCARGAMOS DE SU DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL EN 3 SENCILLOS PASOS
Le orientaremos sobre los servicios de destrucción de documentos y le propondremos la solución que más se ajuste a sus necesidades.
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Atendemos cualquier consulta que pueda tener sobre él.
RECOGIDA Y DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL
Un operario autorizado se desplazará a sus instalaciones en la fecha acordada y recogerá la documentación confidencial en contenedores de seguridad. La documentación será destruida en nuestra nave con certificado de destrucción.
Destrucción de archivo: cómo gestionar documentación antigua
Los archivos históricos de una empresa requieren especial atención. Que un documento sea antiguo no significa automáticamente que pueda destruirse.
Antes de proceder con la destrucción de archivo, conviene realizar una clasificación previa para distinguir entre documentación que debe conservarse, documentación cuyo periodo de conservación todavía no ha finalizado y documentación que ya puede eliminarse.
Esta revisión es especialmente importante en empresas que han acumulado archivos durante muchos años y ya no tienen claramente identificado el contenido de cajas, carpetas o archivadores.
Una vez autorizada la eliminación de la documentación correspondiente, la destrucción física debe realizarse mediante un sistema que impida reconstruir los documentos y recuperar la información contenida en ellos.
Destrucción de papel frente a reciclaje convencional
El papel es un material reciclable, pero reciclar documentación confidencial sin destruirla previamente puede no ser suficiente.
Una factura puede ser papel. Un contrato puede ser papel. Una nómina puede ser papel. Sin embargo, el valor de esa documentación no está en el soporte físico, sino en la información que contiene.
Por este motivo, las empresas de destrucción de papel especializadas en documentación confidencial deben plantear el tratamiento del material desde una perspectiva diferente a la de un servicio convencional de retirada de papel.
El objetivo es que el contenido deje de ser legible y recuperable antes de que el material entre en el circuito de reciclaje.
Así, destrucción de papel y reciclaje pueden formar parte de un mismo proceso, pero cumplen funciones diferentes: primero se protege la información y después se recupera el material.
¿Qué diferencia hay entre una destructora de oficina y un servicio profesional?
Una destructora de papel puede ser suficiente para pequeñas cantidades de documentación interna que una empresa necesita eliminar de manera inmediata. Sin embargo, cuando hablamos de grandes volúmenes, archivos completos o documentación generada de forma continua, la gestión interna puede convertirse en una tarea costosa.
Una empresa trituradora de papel especializada aporta una solución especialmente interesante cuando la organización no quiere dedicar recursos propios a clasificar, transportar y procesar grandes cantidades de documentación.
Además, externalizar el servicio permite establecer una metodología de recogida y tratamiento que se adapta al volumen real de cada cliente.
Por tanto, no se trata de sustituir todas las destructoras de oficina, sino de disponer de una solución profesional cuando el volumen o el nivel de confidencialidad hacen recomendable externalizar la gestión.
Empresas que destruyen documentos para distintos sectores
La necesidad de eliminar documentación confidencial no pertenece exclusivamente a un sector determinado. Cualquier organización que genere información sensible puede necesitar un sistema seguro para retirar y destruir documentos.
Entre los perfiles que pueden beneficiarse de este tipo de servicio se encuentran:
- despachos profesionales;
- asesorías y gestorías;
- empresas de servicios;
- entidades financieras;
- clínicas y centros sanitarios;
- centros educativos;
- administraciones y organismos;
- inmobiliarias;
- empresas de recursos humanos;
- hoteles y establecimientos turísticos;
- comercios y cadenas de establecimientos;
- comunidades y administraciones de fincas;
- pequeñas y medianas empresas.
En todos estos casos pueden existir documentos que contienen datos personales, información económica, información laboral o datos comerciales que no deberían terminar en un circuito de residuos convencional.
Destrucción de documentos en Mallorca para empresas y organizaciones
Para una empresa ubicada en la isla, disponer de un proveedor especializado en destrucción de documentos en Mallorca facilita especialmente la gestión de archivos que han llegado al final de su ciclo de conservación.
La proximidad del servicio permite plantear soluciones adaptadas tanto a pequeñas oficinas como a organizaciones con grandes volúmenes de documentación.
En Mallorca, además, muchas empresas trabajan con una elevada rotación de documentación debido a la actividad administrativa, turística, comercial y de servicios. Esto hace que una política de destrucción documental bien organizada pueda ayudar a mantener los archivos bajo control durante todo el año.
Grupo Balimsa cuenta con una trayectoria consolidada en las Islas Baleares y presta servicios a empresas de diferentes sectores y tamaños.
NUESTROS CONTENEDORES DE SEGURIDAD
El orificio en la parte superior se utiliza para llenar el contenedor. Adaptable a cualquier lugar de la oficina o debajo del escritorio.
Mediante el orificio ubicado en la parte superior, se puede cargar el contenedor con un peso máximo de 90 Kg. Contenedor estándar ideal para pasillos, sótanos, centros de datos, de copiado, etc
Indicado para lugares de almacenamiento de grandes cantidades de papel, o para el transporte seguro de documentos desde unas instalaciones a otras. Una vez que esté cerrado, podemos transportarlos con absoluta seguridad utilizando la trampilla superior para acceder.
Una empresa de destrucción de documentos adaptada al volumen de cada cliente
No necesita el mismo servicio una pequeña oficina que una organización con varios centros de trabajo y miles de documentos almacenados.
Por eso, antes de contratar una empresa de destrucción documental, es recomendable valorar el volumen aproximado, la frecuencia de generación de documentación y la ubicación de los puntos de recogida.
Una solución profesional puede plantearse de diferentes maneras:
Recogida puntual: adecuada para vaciados de archivos, mudanzas, reorganizaciones o grandes acumulaciones.
Recogida periódica: pensada para empresas que generan documentación confidencial de forma continua y quieren evitar su acumulación.
Servicio para grandes volúmenes: indicado para proyectos específicos de limpieza de archivos o eliminación de grandes cantidades de papel.
El objetivo es que la empresa no tenga que almacenar durante meses documentación pendiente de destruir ni dedicar personal interno a gestionar todo el proceso.
¿Se puede destruir documentación sin conservar una copia?
Sí, pero únicamente cuando la empresa haya determinado previamente que no existe obligación de conservar esa documentación y que su eliminación es adecuada.
Esta cuestión es especialmente importante porque no toda la documentación antigua puede eliminarse automáticamente. Dependiendo del documento, del sector y de las circunstancias, pueden existir obligaciones legales, fiscales, laborales, administrativas o contractuales de conservación.
Por ello, el servicio de destrucción debe comenzar siempre con una decisión previa de la organización sobre qué documentación puede ser eliminada.
La empresa especializada se encarga del tratamiento y destrucción de los documentos que el cliente haya identificado para su eliminación, pero la decisión sobre qué documentación debe conservarse corresponde a la organización responsable de esos archivos.
Nuestros contenedores han sido desarrollados especialmente por el fabricante para que cumplan con su propósito. Todos los modelos están asegurados contra el acceso no autorizado por una cerradura de seguridad y además, son extremadamente móviles.
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NUESTRA EMPRESA de destruccion de documentos
Nuestra empresa, AVANZA CONFIDENTIAL DESTRUCTION, destruye todos los datos teniendo en cuenta las especificaciones establecidas por la Ley, además, siguiendo las más estrictas medidas internas de seguridad, discreción y confidencialidad. Por estas razones usted puede confiar en nuestra política de gestión y tratamiento de datos.
En AVANZA CONFIDENTIAL DESTRUCTION, trituramos sus documentos de manera rápida y le proporcionamos un Certificado de Destrucción posteriormente.
La seguridad es importante para todas las compañías y la destrucción de documentación en cualquier tipo de soporte es un aspecto que forma parte de dicha seguridad.
Continuamente, en la Administración y en cualquier PYME se utilizan documentos que después de ser consultados, custodiados o tratados durante el tiempo que obliga la Ley, ya no son de utilidad, pero que si caen en manos ajenas pueden causar graves daños legales y/o de imagen para la actividad a la que nos dedicamos.
¿Controla a fondo quién accede a sus oficinas, pero no qué información sale, de qué manera sale y a dónde llega? Reciclar el papel parece una buena idea, pero es mejor hacerlo después de haberlo destruido.
Las empresas que se ocupan sólo del reciclaje de papel, generalmente no ofrecen seguridad hacia sus datos, pues sus archivos son transportados en vehículos que no cumplen las mínimas medidas de seguridad, se entregan en naves donde la seguridad no es una prioridad, se depositan en áreas accesibles para cualquier persona y no se destruyen adecuadamente, de forma que la información que contienen quede completamente ilegible.
¿Por qué elegir un servicio profesional para destruir documentación?
Externalizar la destrucción permite abordar el problema desde una perspectiva de seguridad, organización y eficiencia.
Entre las principales ventajas se encuentran:
- reducir la acumulación de documentación en oficinas y almacenes;
- evitar que los empleados tengan que transportar grandes cantidades de papel;
- establecer una frecuencia de retirada adecuada;
- reducir la exposición de documentos confidenciales;
- facilitar la gestión de archivos antiguos;
- centralizar la eliminación de documentación;
- integrar la destrucción con el posterior reciclaje del papel;
- disponer de una trazabilidad documental del servicio cuando corresponda.
En definitiva, destruir documentación de forma profesional es una parte más de la gestión responsable de la información de una empresa.
¿Qué buscar al contratar una empresa de destrucción documental?
Antes de elegir entre las diferentes empresas de destrucción de documentos, es recomendable no fijarse únicamente en el precio.
Una comparación adecuada debería tener en cuenta aspectos como:
Seguridad: ¿cómo se custodia la documentación desde la recogida hasta su destrucción?
Confidencialidad: ¿qué medidas se aplican para evitar accesos no autorizados?
Trazabilidad: ¿se puede acreditar el tratamiento realizado y la destrucción?
Personal: ¿quién realiza la recogida y manipula la documentación?
Transporte: ¿cómo se trasladan los documentos desde las instalaciones del cliente?
Capacidad: ¿puede el proveedor gestionar tanto pequeñas recogidas como grandes volúmenes?
Flexibilidad: ¿existen servicios puntuales y periódicos?
Gestión ambiental: ¿qué ocurre con el papel una vez destruido?
Estas preguntas permiten distinguir un servicio especializado de una simple recogida de papel para destruir o de una retirada convencional de residuos.
¿Existe una empresa destructora de papel gratis?
Es habitual encontrar búsquedas como “empresa destructora de papel gratis” cuando una organización tiene una gran cantidad de documentación acumulada y quiere reducir el coste de su eliminación.
Sin embargo, la gratuidad no debería ser el único criterio para elegir un proveedor. La recogida, custodia, transporte, destrucción y gestión posterior del material implican una operativa que debe garantizar la seguridad de la información.
En lugar de buscar únicamente una retirada gratuita, lo recomendable es solicitar un presupuesto de destrucción documental adaptado al volumen real, la frecuencia y las características del servicio.
De esta manera, la empresa puede comparar opciones teniendo en cuenta no solo el precio, sino también las garantías que ofrece el proceso completo.
EN AVANZA CONFIDENTIAL DESTRUCTION, CUIDAMOS EL MEDIOAMBIENTE
Desde un comienzo, en AVANZA CONFIDENTIAL DESTRUCTION estamos sensibilizados con nuestro entorno y medioambiente, razón por la cual todo el material que tratamos es reciclado de la manera más conveniente.
Si procesamos una tonelada de documentación en papel estaremos salvando aproximadamente catorce árboles, además, estaremos evitando arrasar 2 m3 de masa arbórea. Por lo tanto, con este tipo de proceso salvaremos miles de hectáreas de bosque al año. Además, el proceso posterior de reciclaje del papel que tratamos consumirá un 65 % menos de energía, un 50 % menos de agua y reducirá en un 72 % la polución.
Pida presupuesto para nuestro servicio de destrucción de documentos, puede llamarnos al: 971 75 04 24
Destrucción documental segura para proteger la información de su empresa
La documentación que ya no necesita una organización sigue pudiendo contener información de valor. Un documento descartado puede incluir nombres, direcciones, teléfonos, datos económicos, firmas, información laboral, información sanitaria o datos relacionados con clientes y proveedores.
Por eso, la destrucción segura de documentos debe considerarse una medida más dentro de la estrategia de seguridad de la información de cualquier organización.
La protección de los datos no termina cuando dejan de utilizarse. También es necesario controlar qué ocurre cuando esos datos ya no son necesarios y se procede a su eliminación. La AEPD recuerda que los incidentes que afectan a datos personales pueden incluir accesos o comunicaciones no autorizadas, por lo que la seguridad debe contemplarse durante todo el ciclo de tratamiento.
Destrucción documental y compromiso con el medio ambiente
Una vez que la información ha sido destruida de forma segura, el papel puede seguir su correspondiente proceso de valorización y reciclaje.
Esto permite combinar dos objetivos que no son incompatibles: proteger la información confidencial y reducir el impacto ambiental asociado al consumo de papel.
La correcta gestión del papel evita que documentación que contiene datos sensibles termine directamente en circuitos donde pueda ser manipulada antes de quedar completamente destruida.
De este modo, la destrucción documental no tiene por qué estar reñida con una gestión responsable de los residuos. Al contrario, un proceso bien organizado puede integrar seguridad de la información y aprovechamiento posterior del material.
Servicio de destrucción de documentos en Mallorca
Si su empresa acumula documentación que ya ha cumplido su periodo de conservación y necesita una solución profesional para retirarla, Balimsa ofrece servicios de destrucción de documentos para empresas en Mallorca y el resto de las Islas Baleares.
La solución puede adaptarse a diferentes volúmenes y necesidades, desde actuaciones puntuales hasta una gestión periódica de la documentación generada por la empresa.
Si está buscando una empresa de destrucción de documentos, una empresa para destruir documentos y papel de forma segura o necesita organizar la eliminación de un archivo completo, puede solicitar información y presupuesto para valorar la opción más adecuada para su organización.
Antes de destruir cualquier documentación, asegúrese siempre de que ha finalizado el periodo durante el cual debe conservarse. Una vez tomada esta decisión, externalizar el servicio permite gestionar su eliminación de forma organizada, segura y profesional.